Concevoir son événément à distance

En période de distanciation sociale, comment gérer ses événements ?

En cette période de distanciation sociale, comment repenser ses événements “physiques”, en virtuel ?
Comment mobiliser son audience à distance ?
Quel contenu proposer ?
Comment les concevoir et les organiser ?
Quel déroulé, quelles plateformes ?

Autant de question que beaucoup d’entreprises se posent et sur lesquelles nous les accompagnons. Nous mettons nos 10 ans d’expérience en conception et organisation d’événements off et online à votre disposition pour concevoir et organiser vos expériences virtuelles à fort impact.

La crise qui nous touche actuellement nous force à accélérer la transformation de nos modes de travail et à apprendre à collaborer, penser, discuter, vivre, à distance. Mais paradoxalement, cette contrainte crée un fort besoin de se rassembler, d’échanger, de co-créer, et fort heureusement, le digital nous permet de continuer à le faire, juste différemment.

Nous sommes convaincus que le digital donne une nouvelle dimension à l’événementiel.

Plus respectueux des enjeux climatiques, plus flexibles, plus frugaux, plus amplifiés,  plus multi-canaux, plus pérennes, nous pourrions vous dresser une longue liste d’avantages à organiser son événement à distance. Voyons cette contrainte comme une opportunité pour ré-inventer vos événements et contenus et leur donner une nouvelle dimension.

Nos expertises

Nos solutions

TALKS ET MASTERCLASS

Solution de streaming live avec habillage aux couleurs de votre marque. Diffusez en direct sur une plateforme privée ou publique, sur les réseaux sociaux et créez du contenu pour enrichir votre catalogue à la demande.

ATELIERS ET FORMATIONS

Solution de formation et d’animation d’ateliers en ligne. Diffuser votre programme en direct ou préenregistré. Interrogez la salle par Chat ou via sondages. Diffusez vos slides. Sans installation de logiciel, solution 100% web.

WORKSHOPS ET NETWORKING

Solution innovante, 100% web, de création de Workshops et de networking virtuels. Créez votre environnement événementiel live avec habillage aux couleurs de votre marque. Diffusez en direct sur une plateforme privée ou publique, sur les réseaux sociaux et créez du contenu à vos couleurs pour enrichir votre catalogue à la demande.

IMMERSION 3D ET AVATARS

Solution 3D immersive permettant de proposer un espace virtuel dans lequel les participants visitent : espaces de conférences, zones de réunion, espaces de networking… Proposez une expérience interactive futuriste à votre audience.

INNOVATION PERMANENTE

Notre équipe recherche en permanence de nouveaux outils et vous propose les meilleures solutions pour transformer vos événements physiques en rencontres virtuelles.

PARCE QUE LA TECHNIQUE NE SUFFIT PAS…

Nos 10 commandements pour un événement à distance réussi

COMMANDEMENT N°1

Le présentiel, tu ne calqueras pas

Le principal danger ? Vouloir répliquer un événement qui se passe habituellement en présentiel, au digital. Même si ces deux “univers” peuvent remplir les mêmes objectifs, ils n’ont pas les mêmes modes d’interaction et de fonctionnement. Un séminaire de 3 jours non-stop par exemple, ne peut pas être reproduit de la même manière en terme de durée, de fonctionnement, ni même de contenu. Il faut s’adapter au digital et en tirer le meilleur pour apporter de la valeur. Il faut donc reprendre ses objectifs clés pour repenser son événement sous le prisme du digital.

COMMANDEMENT N°2

Mais la même exigence, tu conserveras

Inviter les participants, les accueillir, les guider, les aider si besoin, les divertir à certains moments, s’assurer qu’ils assistent à l’événement dans les meilleures conditions… tout ce à quoi vous faites attention en présentiel doit aussi être dans votre “cahier des charges virtuel” ! 

Faire attention à une bonne connexion des émetteurs, soigner l’accueil, gérer les speakers en “coulisses”, s’assurer que les participants qui ont des difficultés à y assister soient épaulés… autant de détails qui ont toute leur importance !

COMMANDEMENT N°4

La courbe émotionnelle, tu construiras

La “courbe émotionnelle”, c’est notre marque de fabrique depuis 10 ans. Qu’il s’agisse des événements TEDxParis, Boma ou ceux organisés pour nos clients, nous mettons un point d’honneur à concevoir des programmes qui font passer par différentes émotions, et qui amènent le participant à une certaine réflexion. Les contenus sont travaillés et préparés à l’avance pour s’assurer de leur pertinence et de l’équilibre qui les lie; et ils s’enchainent dans un ordre précis pour créer du rythme et capter l’attention.

COMMANDEMENT N°5

Aux couleurs de ta marque, tu communiqueras

La plupart utilisent les fonctions standards des outils de visioconférence qui ne permettent pas d'intégrer un univers de marque. Contrairement à ces outils standards nous mettons à votre disposition une solution innovante, personnalisable, vous permettant d'habiller vos programmes à vos couleurs (charte, logos, visuels, jingle...). Exemple ici.

COMMANDEMENT N°6

Au rythme et à l’interactivité, tu veilleras

Justement, le rythme est clé. Et l’interactivité, à distance, est très souvent primordiale pour capter l’attention. Selon le format et le but de l’événement, nous adoptons différentes techniques d’animation et de facilitation pour favoriser le partage avec le public. Questions aux speakers, partage entre participants, sondages, votes… Là encore, le numérique regorge de possibilités pour créer du rythme et de l’engagement.

COMMANDEMENT N°7

À parler en public “à distance”, tu te prépareras

De la même manière que l’on se prépare avant de fouler le sol d’une scène d’amphithéâtre, il est indispensable de se préparer avant d’intervenir dans un webinar ou autre événement virtuel. Parler devant un “ordinateur” peut être perturbant et s’entraîner, préparer sa “scène” à distance et son message clé permet d’être plus à l’aise et donc plus percutant.

Nous accompagnons tous nos intervenants à la prise de parole à distance via du conseil personnalisé ou des masterclasses de groupe avec notre propre méthode, celle de tous les speakers TEDxParis.

COMMANDEMENT N°8

La technique, tu maîtriseras

Selon l’audience et le contexte, les outils et techniques doivent être soigneusement choisis et maîtrisés.

Connaître vos participants : leur environnement, leur connexion, leur connaissance des outils et leur aisance avec telle ou telle plateforme orientera vos choix techniques : outils, mode d’émission, plage horaire, durée, type d’animation, etc.

COMMANDEMENT N°9

À ton écosystème global, tu t’intègreras

L’événement doit s’intégrer dans l’écosystème global de l’entreprise, tant en terme d’outils que d’interactions.

Utiliser plusieurs canaux permet de proposer une expérience participant globale, sous réserve d’utiliser les bons canaux pour les bons objectifs.

COMMANDEMENT N°10

Les KPIs, tu mesureras

Tracking d’audience, nombres de vues, nombre d’interaction, le digital a l’avantage de suivre des mesures précises pour vous permettre d’améliorer en live votre événement, et le prochain !

Envie de plus de commandements ou de conseils personnalisés ?
N’hésitez pas, on se fait une petite visio !